La forma de emitir facturas está cambiando. Las empresas y los autónomos que utilizan programas informáticos para facturar deberán comprobar que su sistema cumple los nuevos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
El objetivo es que las facturas queden registradas de forma segura y que no puedan modificarse o eliminarse sin dejar constancia. La normativa afecta también, con carácter general, a los negocios y profesionales de Lanzarote
¿Qué es VERI*FACTU?
VERI*FACTU es una de las formas que puede utilizar un programa de facturación para cumplir la nueva normativa.
Cada vez que se emite una factura, el programa genera un registro con sus datos principales. Este registro queda protegido para evitar cambios posteriores que no dejen rastro.
Podemos compararlo con un libro de facturas digital en el que cada nueva operación queda anotada y enlazada con la anterior. De esta manera, si existe un error, no se borra simplemente la factura: debe quedar constancia de su corrección o anulación.
La normativa busca que los programas garanticen que la información sea legible, accesible, segura y que no pueda manipularse sin que quede anotado.
¿Están obligados todos los autónomos a utilizar VERI*FACTU?
No exactamente.
La obligación principal no consiste en elegir obligatoriamente la modalidad VERI*FACTU, sino en utilizar un sistema informático de facturación adaptado, cuando el empresario o profesional se encuentre dentro del ámbito de la normativa.
Los programas podrán funcionar de dos maneras:
- Modalidad VERI*FACTU: envía automáticamente los registros de las facturas a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Modalidad no VERI*FACTU: no los envía automáticamente, pero debe conservarlos dentro del sistema con medidas adicionales de seguridad y control.
Por tanto, no todas las empresas tendrán que enviar sus facturas automáticamente. Podrán utilizar un programa adaptado en modalidad no VERI*FACTU, siempre que cumpla todos los requisitos exigidos.
¿Quiénes están afectados?
Con carácter general, la normativa afecta a empresarios, sociedades y profesionales establecidos en territorio español común que utilicen un programa informático para emitir facturas.
Se incluyen tanto las facturas completas como las facturas simplificadas, conocidas habitualmente como tickets.
Entre las principales excepciones se encuentran:
- Los negocios acogidos al Suministro Inmediato de Información, conocido como SII.
- Quienes emitan todas sus facturas de forma completamente manual, sin utilizar un sistema informático de facturación.
- Las operaciones que, según la normativa, no tengan obligación de documentarse mediante factura.
- Los contribuyentes con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra, que tienen su propia normativa.
¿Cuáles son los plazos?
Los plazos oficiales vigentes son:
- Antes del 1 de enero de 2027: las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027: el resto de los obligados tributarios, entre ellos la mayoría de los autónomos y profesionales.
Estas fechas fueron ampliadas mediante el Real Decreto-ley 15/2025.
¿Qué tendrá que hacer el programa de facturación?
Cuando la normativa resulte aplicable, el programa deberá generar un registro seguro cada vez que se expida una factura.
Las facturas emitidas mediante estos sistemas deberán incorporar un código QR. Cuando se utilice la modalidad VERI*FACTU, también podrán incluir la indicación de que la factura es verificable en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
El sistema deberá impedir que una factura se modifique o elimine sin dejar constancia. Esto no significa que no puedan corregirse errores, sino que la corrección debe hacerse correctamente y quedar registrada.
¿Qué recibe la Agencia Tributaria?
En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía un registro con los principales datos fiscales de cada factura.
Entre esos datos se encuentran:
- La identificación del emisor.
- Los datos del cliente cuando sea obligatorio identificarlo.
- El número, la serie y la fecha de la factura.
- El tipo de factura.
- Una descripción general de la operación.
- El importe total.
- Los impuestos aplicados.
- La fecha y la hora en que se creó el registro.
- La identificación del programa utilizado.
La Agencia Tributaria no recibe necesariamente el diseño o el PDF completo de la factura, sino un registro estructurado con su información fiscal. La relación oficial de datos tampoco incluye movimientos de la cuenta bancaria ni confirma si el cliente ha pagado la factura.
¿Puedo seguir haciendo facturas en Word o Excel?
Word y Excel no son programas de facturación adaptados a VERI*FACTU y, por sí solos, no cumplen los requisitos exigidos por la nueva normativa.
Estas herramientas no generan el registro de facturación obligatorio, no garantizan la trazabilidad e inalterabilidad de las facturas, no incorporan automáticamente el código QR reglamentario ni permiten enviar los registros a la Agencia Tributaria.
Por tanto, cuando la normativa sea aplicable, no será suficiente con preparar las facturas en Word o Excel. Será necesario utilizar un programa de facturación adaptado o la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
Word y Excel podrán utilizarse como herramientas auxiliares, pero no como sistema VERI*FACTU.
Un ejemplo sencillo
Imaginemos a una profesional autónoma de Lanzarote que utiliza un programa antiguo para crear facturas, controlar los cobros y preparar sus libros de ingresos.
Como el programa procesa la información de facturación, deberá comprobar que esté adaptado antes del 1 de julio de 2027.
Podrá elegir un programa que envíe los registros automáticamente mediante VERIFACTU o uno que los conserve de forma segura en modalidad no VERIFACTU. Lo importante es que el sistema cumpla la normativa y disponga de su correspondiente declaración responsable.
¿Qué deben hacer ahora las empresas y los autónomos?
No es necesario esperar hasta 2027 para revisar la situación. Estos son los primeros pasos recomendables:
- Comprobar cómo se están haciendo actualmente las facturas.
- Preguntar al proveedor del programa si estará adaptado dentro del plazo.
- Confirmar si funcionará como VERIFACTU o permitirá también la modalidad no VERIFACTU.
- Solicitar o localizar la declaración responsable correspondiente a la versión utilizada.
- Planificar con tiempo la actualización, el cambio de programa o la formación necesaria.
- Consultar con la asesoría las posibles particularidades del negocio.
La declaración responsable debe ser elaborada por el fabricante o desarrollador del programa y estar accesible dentro del propio sistema y también para el cliente. No se trata de una certificación emitida por la Agencia Tributaria.
VERI*FACTU no sustituye las declaraciones fiscales
Utilizar un programa adaptado no elimina las obligaciones fiscales habituales.
Los empresarios y autónomos deberán seguir presentando sus impuestos, llevando los libros que correspondan y entregando la documentación necesaria a su asesoría.
VERI*FACTU regula principalmente la forma en que los programas generan, protegen, conservan o envían los registros de las facturas. No sustituye las declaraciones trimestrales o anuales.
Preguntas frecuentes
¿Todos los autónomos tendrán que enviar sus facturas a la Agencia Tributaria?
No. Cuando la normativa les resulte aplicable, deberán utilizar un sistema adaptado, pero podrán elegir entre VERIFACTU y la modalidad no VERIFACTU.
¿Las facturas llevarán código QR?
Las facturas emitidas mediante un sistema informático afectado por la normativa deberán incorporar el código QR correspondiente.
¿Puedo seguir utilizando mi programa actual?
Sí, siempre que el proveedor lo actualice y la versión utilizada cumpla los nuevos requisitos. Conviene solicitar su declaración responsable.
¿Puedo seguir facturando con Word o Excel?
Depende del uso. Si solo se emplean para preparar e imprimir facturas, pueden quedar fuera. Si procesan la información para generar libros o resultados fiscales, pueden considerarse un sistema informático de facturación.
¿VERI*FACTU sustituye mis impuestos?
No. Las declaraciones y las demás obligaciones fiscales se mantienen.
Prepárate con tiempo
La adaptación no consiste únicamente en instalar una actualización. Es importante conocer el sistema utilizado, confirmar que cumple la normativa y organizar el cambio sin prisas.
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